Hvordan fungerer skatt for frilansere?

Jeg husker første gang jeg begynte som frilanser i 2018. Satt der med en haug med kvitteringer og en følelse av at jeg var helt på jordet når det gjaldt skatt. Hvordan fungerer skatt for frilansere, tenkte jeg desperat mens jeg googlet meg gjennom en jungel av informasjon. Etter å ha snublet meg gjennom første skattemelding (og fått en saftig regning jeg ikke hadde sett komme), kan jeg si at jeg har lært mye på den harde måten. Skatt for frilansere er faktisk ikke så komplisert som det først virker, men det krever at du har orden på sakene fra dag én. Jeg har hjulpet mange venner og kolleger gjennom årene, og ser stadig de samme spørsmålene dukke opp. Det handler om å forstå forskjellen mellom å være ansatt og å drive for seg selv – plutselig er du både arbeidsgiver og arbeidstaker på en måte. Det viktigste jeg har lært er at god planlegging sparer deg for mange hodepiner senere. Første året mitt satte jeg ikke av nok til skatt, og det gjorde vondt når regningen kom. Nå setter jeg av 35-40% av alt jeg tjener, bare for å være på den sikre siden. Det høres mye ut, men det dekker både skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger til meg selv.

Registrering som enkeltpersonforetak

Når du begynner som frilanser, er det første steget å registrere deg som enkeltpersonforetak (ENK). Jeg gjorde dette gjennom Altinn, og det var faktisk ganske rett frem. Kostnaden var på 1.220 kroner i 2023, men det varierer litt fra år til år. Prosessen tok meg omtrent 20 minutter å fullføre. Du må oppgi næringstype, og her kan det være lurt å være litt grundig. Jeg valgte «Annen faglig, vitenskapelig og teknisk virksomhet» som dekket tekstskriving og konsulentarbeid. Hvis du holder på med design, kan «Spesialisert designvirksomhet» passe bedre. Det du trenger for å registrere deg:

• Personnummer og BankID
• Beskrivelse av virksomheten
• Forventet omsetning første år
• Kontonummer for næringsvirksomheten
• Startdato for virksomheten

En ting jeg angrer på er at jeg ikke tenkte nok på mva-registrering i starten. Hvis du forventer å tjene over 50.000 kroner på ett år, må du registrere deg for merverdiavgift. Jeg trodde ikke jeg skulle tjene så mye første året (spoiler: det gjorde jeg), så jeg måtte mva-registrere meg retroaktivt. Det var ikke verdens undergang, men det hadde vært lettere å gjøre det fra starten. Når du registrerer deg, får du et organisasjonsnummer. Dette nummeret blir viktig for alt du gjør fremover – fakturering, bankkonto, skattemelding, alt. Jeg skrev det ned på flere steder og lagret det i telefonen min med en gang.

Forskjellen mellom hobbyvirksomhet og næring

Dette er noe som forvirret meg enormt i starten. Når er det du driver med hobby, og når er det næring? Skatteetaten har noen ganske klare kriterier, men det er ikke alltid like lett å forstå hvor grensen går. Jeg begynte egentlig med litt småoppdrag ved siden av jobben, og lurte på om jeg måtte registrere meg. Naboen min, som er regnskapsfører, forklarte det sånn: «Hvis du gjør det regelmessig, med fortjeneste som mål, og det utgjør en vesentlig del av inntekten din, da er det næring.» Kriterier for at noe regnes som næring:

1. Aktiviteten drives regelmessig og over tid
2. Den har til formål å gi økonomisk utbytte
3. Inntektene er av et visst omfang
4. Aktiviteten fremstår som forretningsvirksomhet

I mitt tilfelle var det ganske tydelig. Jeg hadde faste kunder, sendte ut fakturaer og hadde som mål å leve av det jeg tjente. Da jeg nådde omtrent 30.000 kroner i inntekt på tre måneder, var det ingen tvil om at dette var næring. Hobbyvirksomhet skal også rapporteres på skattemeldingen, men behandles annerledes. Du kan ikke trekke fra like mange kostnader, og du betaler ikke arbeidsgiveravgift. Jeg kjenner en som driver med fotografi som hobby – han selger bilder innimellom, men det er ikke hovedinntekten hans. Han fører det som hobbyinntekt.

Skatteberegning for frilansere

Her kommer det som skremte meg mest i starten: hvordan beregne skatten. Som frilanser må du betale både vanlig skatt og arbeidsgiveravgift til deg selv. Ja, du leste riktig – du er din egen arbeidsgiver! Jeg brukte det første året alt for mye tid på å prøve å forstå alle beregningene. Nå har jeg funnet en enkel formel som fungerer for meg. Av den totale inntekten min trekker jeg fra alle fradragsberettigede kostnader. Det som blir igjen er grunnlaget for skatteberegningen.

Skattetype	Prosentsats	Hva det gjelder
Vanlig skatt	22%	Alminnelig inntekt
Trygdeavgift	11,4%	Pensjonsgivende inntekt
Arbeidsgiveravgift	14,1%	Lønn til deg selv

Det som gjorde det vanskelig for meg var å forstå at jeg må betale arbeidsgiveravgift av den «lønnen» jeg gir meg selv. Hvis jeg tjener 500.000 kroner som frilanser, kan jeg ikke bare sette av 22% til skatt. Jeg må først «lønne» meg selv, betale arbeidsgiveravgift av det, og så skatt av resten. En regnskapsfører fortalte meg at en enkel tommelfingerregel er å sette av 35-40% av bruttoinntekten til skatt og avgifter. Det har fungert bra for meg, selv om det noen ganger blir litt for mye (som jeg får tilbake) og andre ganger litt for lite.

Forskuddsskatt og a-konto

Dette var noe jeg ikke hadde peiling på da jeg startet. Som ansatt får du trukket skatt automatisk hver måned. Som frilanser må du selv sørge for å betale forskuddsskatt eller a-konto. Jeg valgte å betale a-konto første året. Det betydde at jeg betalte skatt på egen inntekt månedlig, omtrent som om jeg hadde vært ansatt hos meg selv. Det var greit å ha den forutsigbarheten, men det krevde at jeg hele tiden holdt oversikt over hvor mye jeg tjente. Nå betaler jeg ikke a-konto lenger. I stedet setter jeg av penger på en egen konto hver gang jeg sender en faktura. Når skatten kommer, har jeg pengene klar. Det funker bedre for meg fordi inntekten varierer mye fra måned til måned.

Viktige fradrag for frilansere

Å forstå hvilke fradrag jeg kunne få var som å finne en skattekiste! Første året trakk jeg knapt fra noe som helst fordi jeg ikke visste hva som var lov. Nå er jeg mye flinkere til å dokumentere og holde orden på alt som kan gi fradrag. Kontorutgifter og hjemmekontor: Jeg jobber hjemmefra og har et rom som kun brukes til jobb. Skatteetaten lar meg trekke fra en del av utgiftene til strøm, oppvarming, kommunale avgifter og husleie. Jeg bruker kvadratmeterregelen – kontoret mitt er 15 kvadratmeter av totalt 80, så jeg får trekke fra 15/80 av de aktuelle utgiftene. Utstyr og teknologi: Laptop, skjerm, skriver, mobil – alt dette er fradragsberettiget. Jeg kjøpte en ny MacBook Pro for 25.000 kroner i fjor, og hele beløpet ble fradrag. Det samme gjelder programvare, abonnement på tjenester jeg bruker til jobb, og slikt. Reise og transport: Hver gang jeg møter kunder, kan jeg trekke fra reiseutgifter. Jeg bruker ofte bil, og da får jeg 4,30 kroner per kilometer (2024-satsen). Jeg er blitt flink til å notere ned alle turer – dato, hvor jeg var, hvor mange kilometer, og formålet med turen.

• Bensinkostnader og bomavgifter
• Offentlig transport til kundemøter
• Parkering i forbindelse med jobb
• Overnatting når jeg må reise

Kurs og kompetanseutvikling: Alle kurs jeg tar for å bli bedre i jobben er fradragsberettiget. Jeg var på et skrivesteminar i Oslo for 8.000 kroner i fjor, og hele beløpet ble fradrag. Det samme gjelder bøker, fagblader og online-kurs. Representasjon og markedsføring: Når jeg tar med potensielle kunder på kaffe eller lunch, er 25% av regningen fradragsberettiget som representasjon. Jeg har også fradrag for nettside, visittkort, og andre markedsføringsutgifter.

Dokumentasjon av fradrag

Jeg har lært hvor viktig det er å dokumentere alt skikkelig. Første året hadde jeg kvitteringer overalt – i lommeboken, bilhanskerommet, skrivebordsskuffen. Det var kaos når jeg skulle levere skattemeldingen. Nå fotograferer jeg alle kvitteringer med en app på telefonen (jeg bruker Tripletex sin app). Hver kvittering får en beskrivelse av hva det gjelder og hvilken kategori det hører til. På slutten av måneden bruker jeg en time på å gå gjennom alt og sortere det inn i regnskapssystemet mitt.

Merverdiavgift (mva) for frilansere

Mva var noe jeg prøvde å unngå så lenge som mulig fordi det virket så komplisert. Men når jeg først nådde omsetningsgrensen på 50.000 kroner, var det ikke noe å gjøre – jeg måtte registrere meg. Det som forvirret meg mest var at jeg plutselig måtte legge til 25% på alle fakturaene mine. Jeg trodde det betydde at jeg plutselig hadde blitt 25% dyrere, men det var ikke sånn det fungerte. Mva-en går til staten, ikke til meg. Slik fungerer mva for frilansere:

1. Du legger til 25% mva på alle fakturaer
2. Du betaler mva av alle innkjøp til virksomheten
3. Hver annen måned leverer du mva-melding
4. Du betaler differansen mellom det du har fått inn og det du har betalt ut

Jeg lærte raskt at mva kan være både en fordel og en ulempe. Fordelen er at jeg får tilbake mva på alt jeg kjøper til virksomheten. Når jeg kjøpte den MacBook-en for 25.000 kroner, fikk jeg tilbake 5.000 kroner i mva. Ulempen er alt det ekstra papirarbeidet og at jeg må være supernøye med dokumentasjonen.

Mva-melding og frister

Mva-meldingen må leveres hver annen måned. Jeg lever alltid på termin 2 (mars-april), termin 4 (juli-august) og termin 6 (november-desember). Fristen er alltid den 10. i måneden etter terminens slutt. Første gang jeg skulle levere mva-melding, satt jeg oppe til langt på natt og prøvde å forstå systemet. Nå har jeg funnet en rutine som fungerer. Jeg fører mva-regnskapet fortløpende, så når meldingen skal leveres, har jeg alle tallene klare.

Regnskapsføring og dokumentasjon

Jeg innrømmer det – jeg var litt slurvete med regnskapet i starten. Tenkte at siden jeg var en liten frilanser, kunne jeg bare ha oversikt i hodet. Det var en dum feil som kostet meg både tid og penger. Etter å ha brukt et halvt døgn på å rekonstruere regnskapet mitt for første kvartal, investerte jeg i et ordentlig regnskapssystem. Jeg bruker Tripletex nå, og det har gjort en enorm forskjell. Alt er automatisert, og jeg kan sende fakturaer direkte fra systemet. Grunnleggende regnskapsrutiner som fungerer:

• Registrer alle inntekter samme dag som fakturaen sendes
• Fotografer og registrer alle utgifter umiddelbart
• Avsett tid hver uke til å gå gjennom regnskapet
• Backup alle dokumenter til sky-tjeneste
• Skriv beskrivende tekster på alle posteringer

Det som hjalp meg mest var å lage en enkel rutine. Hver fredag ettermiddag bruker jeg 30 minutter på å gå gjennom uka som var – registrere kvitteringer, sjekke at alle fakturaer er kommet inn, og planlegge kommende uke. Det høres kjedelig ut, men det redder meg for mye stress senere.

Oppbevaring av dokumenter

Skatteetaten krever at du oppbevarer alle regnskapsdokumenter i fem år. Jeg lagrer alt digitalt i Google Drive, men har også fysiske kopier av de viktigste dokumentene. Jeg fikk et sjokk da laptopen min krasjet i 2021 og jeg nesten mistet alt fra første halvår!

Pensjon og forsikring for frilansere

Dette var noe jeg ikke tenkte så mye på da jeg begynte. Som ansatt hadde jeg tjenestepensjon og group-forsikring gjennom jobben. Som frilanser må jeg ordne alt selv. Jeg opprettet en egen IPS-konto (individuell pensjonsordning) hos banken min. Der setter jeg inn 40.000 kroner i året, som er maksimumsbeløpet som gir skattefradrag. Det er ikke så mye som pensjon, men det er i hvert fall noe. Forsikringer du bør vurdere som frilanser:

1. Yrkesskadeforsikring – dekker skader du påfører andre
2. Yrkesforsikring – dekker egne feil og mangler
3. Inntektsforsikring – dekker inntektsbortfall ved sykdom
4. Utstyrsforsikring – dekker laptop, kamera, etc.

Jeg har en pakke hos If som koster meg 8.000 kroner i året. Det høres dyrt ut, men første gang jeg trengte den (laptop stjålet fra bil), fikk jeg dekket 18.000 kroner. Da føltes det som en god investering.

Skattemelding for frilansere

Skattemeldingen er det største øyeblikket på året – der alt regnskapsarbeidet skal gi mening. Jeg sender alltid inn skattemeldingen i mars, fordi da har jeg god tid til å sjekke alt grundig. Det som skiller frilansernes skattemelding fra vanlige lønnsmotakere er at vi må fylle ut næringsspesifikasjon. Her skal alle inntekter og utgifter spesifiseres. Første gang jeg gjorde det, tok det meg hele helga. Nå går det på et par timer fordi jeg har holdt orden på alt gjennom året. Næringsoppgaven består av:

• Bruttoinntekt fra alle kunder
• Fradragsberettigede kostnader fordelt på kategorier
• Oversikt over varelager (hvis relevant)
• Balanse for virksomheten
• Tilleggsopplysninger

Jeg eksporterer tallene direkte fra regnskapssystemet mitt og kopierer dem inn i skattemeldingen. Det er viktig å dobbeltsjekke at alt stemmer, fordi feil her kan føre til problemer senere.

Vanlige feil på skattemeldingen

Gjennom årene har jeg hjulpet mange med skattemeldingen, og ser de samme feilene gang på gang. Den største feilen er å ikke skille mellom private og næringsmessige utgifter. Jeg ser folk som prøver å trekke fra hele mobilregningen når bare 50% av bruken er jobbrelater. En annen vanlig feil er å glemme å rapportere inn all inntekt. Hvis du har fått 2.000 kroner for et lite oppdrag og ikke har sendt faktura, må du likevel rapportere det som inntekt. Skatteetaten får oversikt over alle overføringer på kontoen din, så det er ikke noe poeng i å prøve å skjule noe.

Planlegging av skattebetalingen

Det verste øyeblikket mitt som frilanser var da jeg fikk den første skatteregningen. Jeg hadde tjent 280.000 kroner det året og tenkte at jeg hadde gjort det bra. Så kom regningen på 98.000 kroner. Jeg hadde satt av kanskje 40.000 kroner og følte meg plutselig ganske dum. Nå har jeg et system som fungerer mye bedre. Hver gang jeg sender en faktura, overfører jeg umiddelbart 38% av beløpet til en egen skattekonto. Den kontoen rører jeg ikke før skatteregningen kommer. Det høres kanskje strengt ut, men det har reddet meg for mye stress. Min skatteplanleggingsstrategi:

1. 38% av alle fakturaer går til skattekonto
2. Månedlig gjennomgang av hvor mye jeg har tjent
3. Justerer a-konto eller forskuddsskatt ved store endringer
4. Ekstra innbetaling i november hvis jeg har tjent mer enn forventet

Det som gjorde det lettere var å behandle skatten som en fast utgift, ikke som penger jeg «må gi fra meg». Skatten er en del av det å drive virksomhet, akkurat som husleie eller strøm.

Likviditetsstyring

Frilansere har ofte ujevn inntekt, noe som gjør det vanskelig å planlegge skattebetalingen. Jeg kan ha måneder hvor jeg tjener 80.000 kroner, og andre måneder hvor jeg tjener 15.000 kroner. Da blir det ekstra viktig å ha en buffer. Jeg har en «glatteteknikk» hvor jeg regner ut gjennomsnittlig månedsinntekt basert på siste 12 måneder. Så «lønner» jeg meg selv det beløpet hver måned, selv om jeg kanskje har tjent mer eller mindre. Overskuddet i gode måneder legger jeg på en buffer-konto.

Samarbeid med regnskapsfører

Etter tre år som frilanser bestemte jeg meg for å få profesjonell hjelp. Jeg hadde blitt ganske flink til å holde orden på regnskapet, men følte at jeg brukte for mye tid på det. Dessuten var jeg redd for å gjøre feil som kunne koste meg penger. Regnskapsføreren min koster meg 8.000 kroner i året. Til gjengjeld ordner hun alt av mva-meldinger, skattemelding og gir meg råd om skatteoptimalisering. Første året hun ordnet skatten min, fant hun fradrag for 15.000 kroner som jeg hadde glemt. Da hadde hun tjent inn kostnaden med god margin. Hva jeg har lært om å jobbe med regnskapsfører:

• Velg en som har erfaring med frilansere
• Få fast pris på tjenestene, ikke timebetaling
• Hold fortsatt orden på eget regnskap
• Still dumme spørsmål – det er det du betaler for
• Få tips om skatteoptimalisering

Det viktigste jeg lærte var at regnskapsfører ikke erstatter det å ha orden på egen økonomi. Hun kan ikke hjelpe meg hvis jeg kommer med en pose kvitteringer i mars og ikke har peiling på hva jeg har tjent. Men når jeg har orden på sakene mine, kan hun hjelpe meg med å optimalisere og unngå feil.

Skatteoptimalisering for frilansere

Etter å ha jobbet som frilanser i flere år, har jeg lært noen knep for å minimere skatten på lovlig vis. Det handler ikke om å jukse eller skjule inntekt, men om å utnytte de mulighetene som finnes i skattesystemet. Det største optimaliserings-trikset jeg har lært er å time inntekter og utgifter. Hvis jeg ser at jeg har hatt et godt år og kommer til å betale mye skatt, kan jeg prøve å utsette noen fakturaer til januar. Samtidig kan jeg fremskynde innkjøp som jeg uansett hadde tenkt å gjøre tidlig neste år. Lovlige skatteoptimaliseringsstrategier:

1. Maksimer fradrag for hjemmekontor og utstyr
2. Planlegg større innkjøp til år med høy inntekt
3. Utnytt IPS-ordningen til fulle 40.000 kroner
4. Vurder å starte AS hvis inntekten blir høy nok
5. Bruk BSU hvis du planlegger å kjøpe bolig

Jeg vurderer å bytte til aksjeselskap (AS) når inntekten min passerer 600.000 kroner. Da kan jeg ta ut deler av inntekten som utbytte, som beskattes lavere enn lønn. Men det krever også mer administrasjon og koster mer å drifte.

Pensjonssparing som fradrag

IPS-ordningen (individuell pensjonsordning) er gull verdt for frilansere. Jeg setter inn 40.000 kroner i året, som gir meg 40.000 kroner i fradrag på skatten. Med min marginalskatt på omkring 35% sparer jeg 14.000 kroner i skatt hvert år. Pengene er bundet til jeg blir 62 år, men de vokser skattefritt fram til da. Jeg har valgt aksjefond i IPS-kontoen, så forhåpentligvis vil de 40.000 kronene være verdt mye mer når jeg skal pensjonere meg.

Vanlige feil og fallgruver

Gjennom årene har jeg gjort de fleste feilene som er mulig å gjøre som frilanser. Heldigvis har jeg lært av dem alle, og kan forhåpentligvis hjelpe andre til å unngå de samme problemene. Den største feilen jeg gjorde var å ikke sette av nok til skatt første året. Jeg trodde jeg kunne behandle all inntekt som «mine penger» og så finne ut av skatten senere. Det endte med at jeg måtte låne penger for å betale skatteregningen. De vanligste feilene jeg ser:

• Ikke sette av nok til skatt (35-40% er en god tommelfingerregel)
• Blande private og næringsmessige utgifter
• Glemme å dokumentere fradrag skikkelig
• Ikke registrere seg for mva når de passerer 50.000 kroner
• Ikke ha forsikringer som dekker virksomheten
• Levere skattemelding for sent

En annen feil jeg gjorde var å ikke ha separate kontoer for privat og næring. Jeg brukte samme konto til alt, og det ble bare kaos når jeg skulle holde oversikt over hva som var hva. Nå har jeg egen næringskontoer for alt som har med jobben å gjøre.

Problemer med Skatteetaten

Jeg har heldigvis aldri hatt store problemer med Skatteetaten, men jeg kjenner flere som har opplevd at de har blitt trukket inn til skattekontrull. Det som kjennetegner de fleste sakene er at folk ikke har hatt god nok dokumentasjon. Skatteetaten kan be om å få se dokumentasjon for alle fradrag du har krevd. Hvis du har trukket fra 50.000 kroner i kontorrekvisita, må du kunne vise kvitteringer som dokumenterer det. Jeg tar bilde av alle kvitteringer og lagrer dem både digitalt og fysisk.